Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Leite group s.r.o., IČO: 041 64 920, se sídlem Kabešova 943/2, Vysočany, 190 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. C 243533 (dále jen „my“) považujeme ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči Vám, našim dodavatelům a odběratelům, jejich poddodavatelům, členům statutárních orgánů a kontaktním osobám a dalším zaměstnancům, členům realizačních týmů a jejich poddodavatelům (dále jen „obchodní partneři“ nebo „Vy“). Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci vztahu mezi námi a Vámi. Naleznete zde informace, zda osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě jiného právního základu (důvodu), k jakým účelům údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?

   Zpracováváme následující osobní údaje:

   1. Identifikační údaje , kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, datum narození, pracovní pozice a v případě kdy jste náš zákazník jako podnikající fyzická osoba, pak také Vaše IČO a DIČ
   2. Kontaktní údaje , kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.,
   3. Záznamy vzájemné komunikace , kterými se rozumí zejména písemná korespondence nebo záznamy jiné formy komunikace;
   4. Informace nezbytné pro plnění smlouvy , kterými se rozumí zejména údaje o využívaných službách a rozsahu jejich užívání, přihlašovací identifikátory a v případě že jste náš zákazník jako podnikající fyzická osoba, pak také číslo Vašeho bankovního účtu.

2. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

   Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

   1. uzavření a plnění smluv s obchodními partnery, a to na základě plnění smlouvy, je-li obchodní partner fyzickou osobu, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, jde-li o fyzickou osobu, která obchodního partnera zastupuje nebo se jinak podílí na plnění smlouvy (např. zaměstnanci našich obchodních partnerů a zákazníků, kteří jsou uživatelé našich služeb);
   2. nitřní administrativní potřeby, tvorba evidencí o poskytovaných službách, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence uzavřených smluv s obchodními partnery a oprávněného zájmu na řízení vztahů s obchodními partnery a optimalizaci procesů;
   3. zabezpečení a údržba IT infrastruktury, ochrana našich zařízení a dalšího majetku, a to na základě našeho oprávněného zájmu na přijetí zejm. technických opatření pro zajištění kybernetické bezpečnosti a ochrany našeho majetku;
   4. ochrana právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování našich práv a nároků;
   5. dodržování zákonných a ostatních povinností, zejména v oblasti daňové a účetní, a to na základě právní povinnosti, která se na nás jako na správce vztahuje

3. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme a jak dlouho je zpracováváme?

   Osobní údaje získáváme přímo od Vás tím, že nám je vyplníte při poptávce našich služeb a ve smluvní dokumentaci. Rovněž získáváme a dále zpracováváme osobní údaje, které nám o Vás poskytl Váš zaměstnavatel, a to za účelem čerpání našich služeb.

   Osobní údaje uchováváme v nezbytném rozsahu po dobu:

   1. rvání smlouvy v případě účelu dle písmene a) výše;
   2. po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 16 let po ukončení účinnosti smlouvy v případě účelů pod písmeny b) až d) výše;
   3. plnění příslušných zákonných povinnosti v případě účelů pod písmeny e) výše.

4. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

   Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

   Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou zejména:

   1. Dodavatelé navazujících IT služeb poskytující hardwarovou a softwarovou podporu.

   Všichni zpracovatelé jsou zavázáni zpracovatelskou smlouvou k plnění požadavků dle právních předpisů na ochranu osobních údajů, zejména k ochraně Vašich osobních údajů.

   Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají, či auditním společnostem, pokud je to vyžadováno právními předpisy.

5. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

   Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva.

   Právo na přístup

   Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete

   požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

   Právo na opravu

   Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

   Právo na výmaz

   V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

   1. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
   2. využijete svého práva vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
   3. ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

   Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

   1. splnění naší právní povinnosti,
   2. účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
   3. určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

   Právo na omezení zpracování

   V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

   1. popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
   2. Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
   3. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedený účel zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
   4. vznesete námitku proti zpracování osobních údajů. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

   Právo vznést námitku proti zpracování

   Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

   Právo podat stížnost

   Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

6. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

   Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, nás můžete kontaktovat pomocí následujících kontaktů:

   Email: info@leite-group.eu

   Korespondenční adresa: Leite group s.r.o., Kabešova 943/2, Vysočany, 190 00 Praha 9

   Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách.

   Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.